El proceso de elaboración de documentos es
muy importante para la formación y procedimientos para una empresa u organización.
Por ahí nos va mostrando cada paso para la buena organización del desempeño de
la empresa, se comienza especificando la actividad de la organización, los
objetivos, los alcances que tiene cada organización, también aclara los
formatos para la elaboración del proyecto de los manuales de gestión de la
calidad y los manuales operativos de trabajo. Estos manuales tiene personas a
cargo como las son: los representantes de la presidencia, directores,
subdirectores, jefes de departamento y el auditor líder interno. Y luego se van
repartiendo según su rango las actividades respecto al control de documentos ya
enunciados las Normas Técnicas Colombianas.
También hacen la repartición de los
procedimientos de control de documentos, control de riesgo como lo certifica
las normas OSHAS 18001 y OHSAS 18002 que tratan sobre la seguridad y la salud
ocupacional (S & SO). También se muestra como los campos de
aplicación del documento para las aplicaciones del manual de calidad en los que
están todos los procedimientos, planes de calidad y formatos generados por el
Sistema de Gestión de la Calidad en las organizaciones. Se hacen referencias
generales en las cuales se dividen en unos códigos y cada uno tiene su nombre
de las normas y manuales que van a necesitar para llegar a la
certificación de la organización u empresa interesada. En unos casos en la
elaboración de estos documentos dependiendo si es municipio, empresa o otra
organización se debe de poner las definiciones apropiadas para el documento y
referenciando las Normas Técnicas ISO, como por ejemplo la definición de
documento que se encuentra en la ISO 9000, SGC (que es el Sistema de Gestión de
la Calidad), el Sistema de la Calidad en entidades, el manual de la calidad,
los procedimientos, el plan de la calidad, control de riesgo, mantenimientos a
todo lo que sea tecnológico e informática, la elaboración de planes anuales y
de peligros, auditorías internas, servicio no conforme, las acciones
correctivas, preventivas y de mejora, etc.
Luego se comienzan los formatos de los
documentos preestablecidos, impresos o digitales, que es donde se registra la
información relacionada con una actividad o un proceso. Al seguir con
estos documentos vamos ya encontrando el contenido del proceso de elaboración
en el cual está el manual de calidad, los procedimientos planes de la calidad,
los formatos, las márgenes, el procesador de palabras, los divisores y los sub
divisores, la codificación. En cada uno de estos procedimientos de dividen en
los alcances, definiciones, personas responsables, campos de aplicación y uno
que otro anexo.
Están la descripción de los procesos, los
propósitos que son casi los mismos objetivos o fines que tiene el proyecto,
también se ponen los requisitos que son las necesidades o expectativas
demandadas por las entidades, los proveedores que enuncian la dependencia de
los insumos necesarios para llevar a cabo cada proceso, también están las
actividades que se realizan con los insumos para transformarlos en productos
para luego ser entregados a los cliente o usuarios, los recursos que son los
elementos o personas necesarias para el buen desarrollo del proceso, la
información que es la documentación básica para el ciclo del proceso, los
humanos que son los cargos que tienen las personas dentro de la organización o
proyecto, también en los requerimientos de los procesos encontramos la parte de
equipos, hardware, software, papelería y útiles que se usan en la oficinas.
Por lo consiguiente se tiene que hacer un
seguimiento respectivo para determinar y establecer la convivencia,
efectividad, eficiencia y eficacia para el cumplimiento de las metas propuestas
inicialmente y por ultimo encontramos lo básico que es la puesta de nombre
quienes elaboraron el documento. Ya después de haber hecho todo el cuerpo del
documento y haber establecido las tareas correspondientes dentro del proyecto u
organización. Al finalizar se agregan los anexos que son como los resultados o
adiciones que se hacen al documento.
Los anexos se elaboran según el sistema de
gestión de la calidad, es decir, deberán codificarse los documentos como por
ejemplo se tiene que poner el manual de gestión de la calidad, manual de
planeación de la calidad, manual de organización, procedimiento, instrucción de
trabajo. Luego se tiene el contenido de los documentos del sistema de gestión
de la calidad tal y como nos dice la NTC-ISO 9001.
Cada manual de gestión de la calidad se
referencia un índice, las generalidades, la descripción de la norma ISO 9001,
el sistema de gestión de la calidad, responsabilidad de la presidencia, la
gestión de los recursos, la realización del servicio, la medición, análisis y
mejora, la matriz de responsabilidades y requisitos, definiciones y control de
cambio. Y así mismo se hace con los demás manuales. Estos documentos son de gran
importancia porque para comenzar hacer un proyecto de empresa u organización y
nos resulte favorable para el futuro demostrando buenos resultados, hay que
seguir cada uno de estos procedimientos según las Normas Técnicas ISO.
Ver ejemplos
anexos:
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