14.1. Control de documentos (4.2.3)
El control de documentos es requisito establecido y necesario para la implementación de la ISO 9001:2008 o Sistemas de Gestión Calidad, este es importante ya que hace que todo en cuestión de calidad quede documentado, esto crea control y seguridad de los documentos. La ISO 9001 establece una documentación exacta necesaria para la implementación de esta, entre estos encontramos el manual de calidad y la política de calidad, entre otros. Estos documentos deben tener un trato especial al ser parte importante de la certificación. Es así como igualmente se exige el control de documentos, donde se habla del lugar físico donde se guardarán los documentos y el encargado de este control. Además del seguimiento constante de las entradas y salidas, su ubicación, su formato, etc.
Se encuentran tres ejemplo muy
interesantes, el ejemplo en ingles es de la RMIT University, de Australia, es
necesario ver este tipo de ejemplo para saber lo que NO se debe hacer. A pesar
de que ellos tienen un control de documentos la información que demuestran es
que únicamente tienen una Guía inicial, muy pequeña, corta e insuficiente de lo
que es un control de documentos. Esto demuestra que no por se de países
desarrollados o grandes organizaciones hagan un buen trabajo en ciertos temas,
y este es un caso de esos.
Por otro lado, se encuentra el Control de
Documentos de la CRA, con una estructura establecida y clara, es necesario que
estos documentos sean de fácil acceso y fácil entendimiento, especialmente para
el personal encargado, pero igualmente para todos, tanto como las altas
directivas como el personal en general. Explica el control de documentos
interno y externo, por sus etapas, responsable, la descripción de dicha etapa,
el requisito legal y el registro, siendo muy importan lo del requisito legal
para saber de donde viene fundamentada la creación de esta etapa.
Por último, la empresa mexicana QUIMETAL
PEMDE tiene un excelente ejemplo de cómo se debe hacer un Control de
Documento, donde está claro y conciso lo que son los Objetivos, el Alcance, las
Referencias, las Definiciones o una especie de Glosario, la designación previa
de Responsabilidades, es decir, que tiene que hacer el Responsable de cada
actividad, además de tener una estructura establecida. Algo muy
importante que hay para resaltar, es el Diagrama de Flujo donde define paso a
paso las actividades del Control de Documentos, desde la creación del documento
hasta el archivo del mismo. Y finaliza el documento con las tablas de
Lista de Documentos, Entrega de Documentos y Control de Cambios entre otros.
Es muy importante en este
requisito apoyarse de las tecnologías actuales, que permiten guardar los
documentos fácilmente y darle la seguridad necesaria o por el contrario la
facilidad de consulta según el tipo de documentos. Esto logra un
incremento en el interés del personal y además de el conocimiento previo, claro
y exacto del Sistema de Gestión de Calidad.
Ver ejemplos anexos:
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