El Control de Requisitos es una
metodología para identificar, almacenar proteger, recuperar, definir tiempo de
retención y definir sus tiempos de disposición final. Así está establecido en
la ISO 9001 en el numeral 4.2.4 de Control de Registros, siendo este finalmente
el objetivo de este requisito para las actividades, como se ve en el ejemplo
del Ejercito Nacional. Estos registros demuestran de qué manera se están
llevando a cabo las actividades relacionadas en Calidad y es necesario para una
futura acreditación. Si se ha hecho lo que se dice que se va hacer, se
reacredita y esto se demuestra a través de los registros. Por eso es de
suma importancia que haya un control de estos. Igualmente, es necesaria una
estructura establecida y clara de este requisito.
En el ejemplo ya mencionado del Ejercito
Nacional , es una institución que debe tener mucho cuidado a la hora de
controlar sus registro o bien sus documentos en general, debido a su labor en
la sociedad y protectores de la población son vulnerables a diferentes ataques
y el aprovechamiento de estos documentos puede ser bien o mal utilizada
dependiendo de las manos que las tengan, es así como el Control de Registros lo
basan y fundamentan también en el Manual de Contrainteligencia y así su grado
de seguridad. La fecha de emisión fue en el 2007, al final se encuentra un
Diagrama de Flujo con la descripción de actividades, y los responsables, además
de algunos ejemplos sin mayor explicación de cada actividad, esto logra un poco
que no quede claro que el procedimiento exacto.
La empresa Amitec, explica un sencillo
Control de Registros, de acuerdo a las necesidades de su empresa, aunque los
ejemplo siempre son una buena guía para hacer las cosas bien, este tipo de
ejemplos explica de manera sencilla y rápida el control de registros hacia la
calidad, los objetivos de la empresa y los objetivos del Sistema de Calidad de
ellos. Igualmente existe un Diagrama de Flujo y una descripción de actividades,
siendo exclusivamente las necesarias, pensado que su interés no es basarse en
actividades administrativas tan complejas.
Por último, el ejemplo de la NASA es
supremamente complejo y pero conciso, debido a las necesidades de la
empresa, es importante resaltar que tiene una importante revisión bibliográfica
y proceso de mejoramiento continúo desde el 1998 y el 2008, aunque existe el
diagrama de flujo, necesario para el Control de Registros, en general es muy
similar a los otros ejemplos vistos
De todas formas, la estructura es muy
parecida en cada uno de los ejemplos. Así el objetivo es el mismo de la norma
ISO 9001 y el alcance va cambiando depende de cada empresa. Es muy importante
este requisito, ya que si no se cuenta con él, es una no conformidad mayor y
así la acreditación se puede frustrar.
Ver ejemplos anexos:
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